แม้สถานการณ์โควิดจะอยู่กับเรามาช่วงระยะเวลาหนึ่ง จนทำให้วิถีชีวิตหลายอย่างเปลี่ยนไป รวมถึงรูปแบบการทำงานแบบ Work from home และแบบ Hybrid ที่มีทั้งเข้าออฟฟิศและทำงานที่บ้าน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าส่งผลกระทบต่อการทำงานไม่น้อย

บางคนอาจจะเคยคุ้ยชินกับการทำงานที่ออฟฟิศ บางคนชอบการทำงานที่บ้าน หรือบางคนโอเคกับการทำงานแบบ Hybrid สลับกันระหว่างบ้านและออฟฟิศมากกว่า แต่แนวโน้มการทำงานในปัจจุบันค่อนไปทางการทำงานแบบ Hybrid หรือยืดหยุ่นให้พนักงานสามารถเลือกวันที่จะเข้าออฟฟิศได้มากกว่า ซึ่งนั่นก็ทำให้เกิดปัญหาในการทำงานในบางจุดเช่นกัน

ในฐานะที่ทีมงาน RAiNMaker เอง ก็เคยทำงานมาในทุกรูปแบบแล้ว วันนี้เราเลยอยากจะมาแชร์ทริกการปรับตัวเพื่อให้การทำงานแบบ Hybrid ออกมามีประสิทธิภาพ แถมตัวคนทำงานก็แฮปปี้กัน

เตรียมพร้อมอุปกรณ์ให้พร้อมเสมอ

สิ่งที่สำคัญอันดับต้น ๆ คงหนีไม่พ้นเรื่องอุปกรณ์การทำงาน ยิ่งถ้าต้องทำงานแบบ Hybrid ที่มีทั้งการทำงานที่บ้านและออฟฟิศแล้ว อุปกรณ์บางอย่างอาจต้องมีถึง 2 เซ็ต หรือไม่ก็ต้องเป็นอุปกรณ์ที่พกพาได้ เพื่อรองรับการทำงานแบบ Hybrid นั่นเอง

ในกรณีนี้บางอาชีพอาจเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ไปมาลำบากก็ต้องทำใจ แต่บางอาชีพที่ทำงานบนออนไลน์เป็นหลัก ควรมีแหล่งเก็บข้อมูลที่สามารถซิงก์กันได้ เช่น อุปกรณ์ Cloud, Google Workspace หรือ Microsoft Outlook เป็นต้น เพื่อให้ข้อมูลจากอุปกรณ์ทั้ง 2 ที่เชื่อมต่อกัน หมดปัญหาการลืมไฟล์ไว้อีกเครื่องแน่นอน ไม่ว่าจะทำงานที่ไหนก็อัปเดตข้อมูลเท่ากันแบบหายห่วง

ตั้งเป้าหมายหรือ KPI ให้ชัดเจน

เมื่อมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานทุกครั้งก็ต้องมีการตั้งเป้าหมาย หรือกำหนด KPI ให้ชัดเจน ไม่ใช่ว่าพอทำงานที่บ้านแล้วจะสามารถทำงานแบบชิลล์ ๆ เพราะไม่มีใครคอยจับตามอง เพราะฉะนั้นสิ่งนี้เป็นสิ่งที่บริษัทต้องสร้างข้อตกลงร่วมกันกับพนักงาน เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน

รวมถึงตัวพนักงานเองก็ควรจะมีการตั้งเป้าหมายในการทำงานอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะในช่วงที่ทำงานที่ออฟฟิศหรือที่บ้านก็ตาม เพื่อให้ผลงานออกมามีประสิทธิภาพ และสามารถประเมินค่าได้นั่นเอง

วางแผนล่วงหน้ารายสัปดาห์

ไม่ว่าจะทำงานแบบสลับสัปดาห์กัน สัปดาห์นี้ทำงานที่บ้าน สัปดาห์หน้าทำงานที่ออฟฟิศ หรือสัปดาห์นี้มีทั้งทำที่ออฟฟิศและที่บ้าน ก็ควรจะวางแผนภาพรวมสัปดาห์ต่อสัปดาห์ เพื่อให้สามารถจัดการตารางได้ว่าในวันที่เข้าออฟฟิศมีอะไรต้องทำบ้าง โดยเฉพาะวันที่ต้องติดต่อกับผู้คนมากมาย หรือวันที่ต้องใช้อุปกรณ์ที่อยู่ที่ออฟฟิศ

หรือในวันที่ทำงานที่บ้าน ที่ต้องวางแผนจะต้องนำอะไรจากที่ออฟฟิศกลับมาที่บ้านหรือไม่ เพราะหากไม่วางแผนล่วงหน้าอาจทำให้หลงลืม และทำให้การทำงานไม่ไหลลื่นดั่งใจหวัง หลายคนอาจเคยเป็นกันบ้างที่ต้องไป ๆ กลับ ๆ ออฟฟิศกับบ้าน ทั้ง ๆ ที่มีกำนหดวันทำงานอย่างชัดเจนแล้ว นั่นเป็นเพราะการวางแผนที่ไม่รัดกุมนั่นเอง

ลองวางแผนให้ละเอียดแล้วตารางเวลาจะไม่มีสะดุด แถมจะไม่ต้องเหนื่อยกับการต้องรอรับสิ่งที่อยู่นอกแผนแน่นอน

จัดเวลาประชุมให้ดี

การประชุมเป็นของคู่กันกับการทำงาน แต่หารู้ไม่บางนิสัยจากการประชุมออนไลน์เยอะ ๆ ที่อาจจะประชุมเกินเวลาไปบ้าง เรียกประชุมบ่อยเกินกว่าเหตุจำเป็นบ้าง เนื่องจากตอนอยู่บ้านไม่สามารถเจอหน้าเพื่อพูดคุยกันได้ สิ่งเหล่านั้นอาจทำให้ติดนิสัยและนำไปใช้ในตอนทำงานที่ออฟฟิศ เพราะฉะนั้นสิ่งนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากในยามที่ต้องปรับตัวมาทำงานแบบ Hybrid

ลองจัดตารางการประชุมไม่ให้กระทบงานมากจนเกินไป ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ ไม่เรียกประชุมในเรื่องที่เล็กเกินไป หรือเรื่องที่สามารถคุยจบได้ในเวลาอันสั้น จัดตารางไปประชุมเมื่อเจอหน้าอาจเป็นทางออกที่ดีกว่า เนื่องจากคนจะมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่า ทำให้แนวโน้มการประชุมสามารถปิดจบเรื่องได้รวดเร็วกว่า หรือถ้าหากใครสะดวกออนไลน์ก็ต้องมั่นใจว่าสามารถควบคุมและจัดการการประชุมได้เป็นอย่างดี

จัดสรรเวลางานและเวลาพักให้ชัดเจน

นอกจากการทำงานแล้ว เวลาในการพักก็สำคัญไม่แพ้กัน ไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศหรือที่บ้านก็ควรจะแบ่งเวลาพักให้ชัดเจน ปัญหาที่ได้ยินจากหลายคนคือเมื่อทำงานที่บ้านทำให้เวลาทำงานกับเวลาพักรวมกัน จนแยกแทบไม่ได้ เผลอ ๆ ทำงานเกินเวลาอีกต่างหาก

สิ่งที่แก้ได้คือการแบ่งเวลาพักให้ชัดเจน และทุกคนก็ควรจะเคารพเวลาทำงานเหมือนกับเวลาที่ทำงานที่ออฟฟิศ เช่น เวลาพักกลางวันก็คือเวลาพัก เวลาเลิกงานก็คือเวลาที่ไม่ควรทำงาน เป็นต้น เพื่อให้การทำงานไม่ส่งผลเสียต่อทั้งสุขภาพกายและใจในอนาคต

Stay connect กับเพื่อนร่วมงาน

แม้การทำงานที่บ้านจะทำให้การพบปะผู้คนลดน้อยลง รวมถึงการมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานก็ดูจะยากขึ้นไปบ้างก็ตาม อย่างไรก็ตามควรจะหาช่องทางติดต่อเพื่อนร่วมงาน ทั้งเรื่องงานและพูดคุยเรื่องทั่วไปในชีวิตประจำวัน เพื่อกระชับความสัมพันธ์อยู่เสมอ

นอกจากนี้อาจกิจกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ ขึ้นมาบ้างในช่วงวันที่ทำงานที่บ้าน เช่น จัดการประชุมเพื่อติดตามผลงานตามชีวิตประจำวัน หรือการหาเกมสนุก ๆ มาร่วมเล็กด้วยกันในระยะเวลาสั้น ๆ หลังการประชุมทีมประจำวัน เพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วม และคงความสัมพันธ์เหมือนว่าได้เจอหน้ากันทุกวันนั่นเอง

ทำตัวให้ติดต่อได้ตลอดเวลางาน

พร้อมตอบและสื่อสารตลอดเวลาแม้ทำงานที่บ้าน สิ่งสำคัญคือควรเตรียมพร้อมสำหรับการรับหรือพูดคุยงานให้เหมือนกับที่อยู่ที่ออฟฟิศเสมอ หากติดต่อไปได้นั่นทำให้งานล่าช้า และคนอื่นจะมองว่าคุณแอบอู้งานตอนอยู่บ้านเป็นแน่ เพราะฉะนั้นเพื่อไม่ให้กระทบกับการทำงานก็ควรจะไม่ขาดการติดต่อในเวลางาน เว้นแต่มีเหตุจำเป็น ก็แจ้งทีมเป็นกรณีไป

เตรียมพร้อมปรับตัวอยู่เสมอ

ทักษะที่ควรมีในการทำงานแบบ Hybrid ก็คือ ‘การปรับตัว’ เนื่องจากหลายคนอาจเพิ่งเคยทำงานในรูปแบบนี้ครั้งแรก จึงต้องมีเรื่องที่ปรับตัวให้คุ้นชินเยอะ อย่างแรกเลยคือต้องเปลี่ยนมายด์เซ็ต ไม่ยึดติดกับสิ่งเดิม ๆ มากจนเกินไป จากนั้นค่อย ๆ ปรับพฤติกรรมที่เคยทำตอนให้เข้ากับการทำงานแบบใหม่

นอกจากนี้อาจต้องมีความยืนหยุ่นในการทำงาน และเตรียมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงในอนาคต เนื่องจากการทำงานแบบ Hybrid อาจคงอยู่ไปอีกนาน อยู่ที่ว่าแต่ละบริษัทจะมีนโยบายแบบใด

สำหรับทริกเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับใครที่ชินกับการทำงานที่บ้านเงียบ ๆ วันที่ต้องทำงานที่ออฟฟิศก็อาจจะหาโซนเงียบ ๆ นั่งทำงานบ้างระหว่างวัน หรือหาช่วงพักไปผ่อนคลายแล้วค่อยกลับมาทำงานต่อ หรือใครที่ชอบการทำงานที่ออฟฟิศมากกว่าก็อาจจะจัดบรรยากาศการทำงานที่บ้านให้เหมือนที่ออฟฟิศเพื่อเพิ่มความแอ็กทีฟในการทำงานมากขึ้นก็ได้

สร้างบรรยากาศให้เหมาะกับการทำงาน

เพราะบรรยากาศและสภาพแวดล้อมส่งผลต่อการทำงาน บางคนอยู่บ้านแล้วไม่ม่ความรู้สึกแอ็กทีฟที่จะทำงาน อาจลองปรับเปลี่ยนการจัดที่นั่งหรือสภาพแวดล้อมให้เหมาะกับการทำงานมากขึ้น หรือบางคนเมื่อกลับไปทำงานที่ออฟฟิศแล้วอาจจะไม่ชินกับบรรยากาศการทำงาน ก็อาจหาหนทางในการนำบางสิ่งที่ทำให้รู้สึกผ่อนคลายเหมือนตอนทำงานอยู่บ้านไปด้วย เพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายมากขึ้น

ที่สำคัญอย่าลืมอุปกรณ์ที่ส่งเสริมการทำงานทั้งต่อร่างกายและจิตใจ เช่น เก้าอี้ โต๊ะทำงานที่เอื้อต่อการนั่งทำงานที่บ้าน หรือจะเป็นพวกเครื่องหอมช่วยผ่อนคลายยามทำงานก็ได้เช่นกัน

มอบประสบการณ์การทำงานที่เหมือนกันทั้งสองที่

หาจุดตรงกลางระหว่างคนที่ทำงานที่บ้านและที่ออฟฟิศ ให้ได้รับประสบการณ์ที่เหมือนกันแม้ทำงานจากคนละที่ ซึ่งสิ่งนี้เป็นโจทย์ที่บริษัทต้องจัดการสิ่งที่จะมาสนับสนุน เพื่อไม่ให้เกิดช่องว่างระหว่างคนที่ทำงานที่ออฟฟิศและคนที่ทำงานที่บ้าน และทำให้การทำงานแบบ Hybrid ไม่ติดปัญหา