ถึงแม้จะเป็นช่วง Work From Home แบบนี้ แต่งานก็ต้องเดิน แถมยังดูเหมือนว่าจะต้องประชุมกันบ่อยกว่าตอนทำงานแบบเจอหน้ากันจริงๆ เสียอีก ด้วยการที่ต้องประชุมผ่านระบบออนไลน์เลยทำให้การจัดการอะไรหลายอย่างค่อนข้างยากขึ้น วันนี้ RAiNMaker ได้เห็นบทความที่เฟซบุ๊กปล่อยออกมาใหม่ เป็นเหมือน New guide เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการใช้ Live Video บน Workplace เพื่อการสื่อสารภายในองค์กรผ่านไลฟ์สตรีมมิงอย่างมีประสิทธิภาพ

เราเลยลองหยิบเอาเทคนิคต่างๆ ที่พอจะเคล็ดลับในการช่วยให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้ทุกคนลองนำไปปรับใช้กับการประชุม ในยุคการประชุมออนไลน์เช่นนี้กันดูค่ะ

ต้องบอกเลยว่าการประชุมออนไลน์กลายเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญและหลีกหนีไม่ได้ เพราะเป็นวิธีเดียวในการสื่อสารสำหรับสถานการณ์ในตอนนี้นั่นเอง ข้อดีของการประชุมออนไลน์ก็มีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการที่จะประชุมเมื่อไหร่ ที่ไหน โดยที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกันก็ได้ จะใช้อุปกรณ์ใดในการเข้าฟังประชุมก็แล้วแต่สะดวก

แต่การประชุมออนไลน์นั้น ก็มีข้อจำกัดของมันหลายอย่าง เช่นบางทีเมื่อไม่ได้เจอหน้ากัน หรือมีปฏิสัมพันธ์กันโดยตรง บางคนก็ไม่ได้โฟกัสกับการประชุมจริงๆ หรือบางทีการประชุมก็ยืดเยื้อหาข้อสรุปไม่ได้เร็วเหมือนการมานั่งคุยกันแบบเจอหน้า เป็นต้น แล้วจะทำอย่างไรให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่น้อยกว่าการประชุมแบบปกติกันดีล่ะ? วันนี้เรามีคำตอบ

1.  เตรียมตัวและวางแผนสิ่งที่จะสื่อสาร

ขั้นตอนแรกคือขั้นการเตรียมการและวางแผนในการสื่อสาร ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุดไม่ว่าจะเริ่มดำเนินการใดๆ ก็ตาม และควรวางแผนให้ชัดเจนว่าท็อปปิกและธีมสำคัญที่ต้องการจะสื่อสารออกไปคืออะไร หากมีเรื่องอื่นๆ ยิบย่อยที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับคนส่วนมากในที่ประชุมก็เก็บไว้คุยหลังไมค์ หรือเก็บไว้เป็นหัวข้อของอีกประชุมนึงก็ได้

หรือจะวางแผนการง่ายๆ โดยการสอบถาม หรือทำแบบสำรวจให้คนในทีม เพื่อเป็นการเช็กว่าทุกคนมีประเด็น หรือมีปัญหาตรงไหน จะได้นำมาพูดแลช่วยกันหาทางออกในที่ประชุมได้นั่นเอง การทำเช่นนี้นอกจากจะเป็นการกระตุ้นการมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุมได้เป็นอย่างดี แถมยังทำให้ทุกคนรู้สึกว่าที่ประชุมเองก็รับฟังความเห็นหรือปัญหาของตนเองอีกด้วย

2. ใช้หลายช่องทางในการแจ้งการประชุม

ตามองค์กรหรือบริษัทก็มักจะใช้อีเมลเป็นช่องทางหลักในการนัดประชุม เนื่องจากสะดวกและเป็นระบบมากกว่า แต่ทุกวันนี้ทุกคนต่างก็ทำงานที่บ้าน และคงมีหลายประชุมต่อวัน อาจทำให้มีหลงลืมกันไปบ้าง แนะนำให้ผู้จัดประชุมใช้ช่องทางอื่นๆ ในการย้ำเตือนการประชุมที่จะถึง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนได้รับรู้ถึงประชุมที่จะเกิดขึ้น อาจเป็นการเตือนเข้าไปในกลุ่มแชทต่างๆ ก็ได้

ที่สำคัญอย่าลืมแจ้งวาระการประชุม และประเด็นที่จะประชุมให้ชัดเจน นอกจากนั้นหากมีสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องเตรียมก็ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้า ที่สำคัญที่สุด! ต้องมั่นใจว่าแชร์ลิงก์ประชุมถูกต้องด้วยนะ

3. ถามสารทุกข์สุขดิบผู้ฟัง

การประชุมออนไลน์เช่นนี้ก็จะช่วยให้แต่ละคนสามารถแบ่งปันประสบการณ์ได้แบบเรียลไทม์ไม่ต่างจากการประชุมจริงๆ เป็นตัวช่วยในการเชื่อมต่อกับทีมแม้ต้องอยู่คนละที่ โดยเฉพาะในสถานการณ์เช่นนี้ ก่อนเริ่มประชุมทุกครั้งแนะนำให้หัวหน้าทีมเริ่มจากการถามไถ่ถึงความเป็นอยู่ของทุกคนในทีมก่อน เพื่อเป็นการเปิดการประชุมที่ดี

เนื่องด้วยสถานการณ์โรคระบาดที่ตึงเครียดอาจจะถามถึงสุขภาพว่าเป็นอย่างไร ปลอดภัยดีมั้ย? หรือถามว่ามีติดปัญหาตรงไหนหรือเปล่า เพื่อจะได้ไม่มีใครต้องรู้สึกโดดเดี่ยวแม้ว่าจะแยกกันทำงานที่บ้าน หรือช่วงนี้คนเล่นบิตคอยน์กันเยอะ จะชวนคุยเรื่องการลงทุนบ้างหลังจากประชุมอย่างเคร่งเครียดแล้วก็ฟังดูไม่แย่ใช่มั้ยล่ะ

4. คอยสังเกตและมีส่วนร่วมกับผู้ฟังเสมอ

ถึงแม้ว่าจะไม่ได้เห็นสีหน้าท่าทางกัน ในกรณีที่ไม่ใช่การโทรแบบวิดีโอ แต่ก็ควรสังเกตน้ำเสียง การตอบกลับ หรือฟีดแบ็กอื่นๆ เท่าที่พอสังเกตได้ หากมีช่วงที่ทุกคนหาคำตอบไม่ได้กับประเด็นนั้นๆ สักที ก็ไม่ควรทิ้งช่วงให้บทสนทนาเงียบไปเฉยๆ พยายามหาบทสรุป ไม่ก็ทางแก้ปัญหาอื่นๆ เพื่อให้การประชุมกระชับ และให้ทุกคนได้กลับมามีส่วนร่วมในหัวข้ออื่นๆ

หรือจะมีแบบสอบถามเกี่ยวกับประเด็นที่ประชุมตามไปทีหลัง เพื่อให้ทราบฟีดแบ็กของทุกคนในที่ร่วมประชุมก็ได้เช่นเดียวกัน

5. ย่อยสารให้เข้าถึงผู้ฟังง่ายขึ้น

อย่างที่บอกว่าในแต่ละวันหลายคนคงไม่ได้เข้าประชุมแค่ครั้งเดียว ทำให้จำนวนสารที่ต้องรับต่อวันนั้นมากมายเหลือเกิน หากในที่ประชุมมีการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพก็อาจทำให้เกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกันได้ ยิ่งเป็นการประชุมออนไลน์แล้วบางทีก็ไม่สามารถอธิบายให้เห็นภาพได้เหมือนเจอกันตัวต่อตัวขนาดนั้น

ที่สำคัญยังต้องคำนึงถึงเวลา เพื่อไม่ให้เกิดการยืดเยื้อมากจนเกินไป จึงต้องย่อยสารให้กระชับ เข้าใจง่าย แบบเมื่อจบประชุมไปแล้วไม่ทิ้งข้อสงสัยไว้ได้ยิ่งดี เพื่อจะได้ไม่เสียเวลาในการประชุม

6. หากิจกรรมมาทำร่วมกันในที่ประชุม

บางทีแค่ประชุมรัวๆ อย่างเดียวก็น่าเบื่อ เชื่อว่าหลายคนคงจะมีความรู้สึกนี้บ้างไม่มากก็น้อย ยิ่งทำงานอยู่ที่บ้านไม่ได้พบเจอพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานโต๊ะข้างๆ เหมือนตอนที่เข้าบริษัท ก็อาจทำให้เหงากันบ้าง เพราะฉะนั้นควรจะหากิจกรรมเล็กๆ น้อยๆ มาเล่นร่วมกันในที่ประชุม เพื่อเป็นการกระชับความสัมพันธ์ให้แก่สมาชิกทุกคน

อาจจะเป็นการเล่นเกมตอบคำถามสั้นๆ หรือเพิ่ม Session บางอย่างเพื่อให้แต่ละคนได้แชร์หรือเล่าประสบการณ์ในช่วงระหว่างที่ไม่ได้เจอกัน สัปดาห์ละ 1-2 ครั้งก็ยังดี การประชุมจะได้ไม่ตึงเครียดจนเกินไป แถมยังเป็นการเติมความสัมพันธ์กับเหล่าเพื่อนร่วมงานให้แน่นเหมือนเดิมได้อีกด้วย

และนี่ก็เป็นเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการประชุมออนไลน์ที่หลายคนค่อนข้างเหนื่อยหน่าย ลองนำไปปรับใช้กับคนในทีม หรือในบริษัทดูก็ได้นะคะ อาจจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ และมีความผ่อนคลายมากขึ้น เพราะช่วงนี้ทุกคนก็ยังคงต้องอาศัยการประชุมออนไลน์กันไปอีกสักระยะ แทนที่นั่งหน้าบูดตอนประชุม เราลองมาหาวิธีที่จะทำมันอย่างมีความสุขและได้ผลที่ดีขึ้นแบบนี้คงจะดีไม่น้อยเลยว่ามั้ยคะ?

ที่มา: Facebook Workplace