ในยุคที่โควิดระบาดเช่นนี้ ธุรกิจที่ได้รับผลกระทบเต็มๆ คงหนีไม่พ้นการจัดงานอีเวนต์หรืองานสัมมนาต่างๆ จนทำให้ต้องมี Virtual Event เข้ามาแทนในช่วงนี้ แต่ก็ยังคงเป็นที่ถกเถียงกันว่าจะสามารถได้ผลในระยะยาวต่อไปได้อีกมั้ย และแนวทางในปีนี้จะเป็นอย่างไรต่อ วันนี้เรามีคำตอบจาก Session “เทรนด์การจัดอีเวนต์ในปี 2021”

ที่ได้เหล่าสปีกเกอร์ที่นับเป็นผู้คร่ำหวอดใในวงการการจัดงานอีเวนต์และงานสัมนาอย่างคุณเก่ง ผู้จัดงานสัมมนา Creative Talk Conference, คุณแม็กซ์ ผู้ก่อตั้ง Eventpop ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดงานสัมมนาและอีเวนต์ และคุณแอร์ บรรณาธิการบริหาร และผู้จัดงาน Techsauce Global summit

ภาพรวมของงานอีเวนต์ในปีที่ผ่านมา และแนวโน้มในปีนี้?

คุณแม็ก

• ปีที่แล้วอีเวนต์ค่อนข้างย่ำแย่ เพิ่งมาฟื้นตอนไตรมาสที่สี่ ระหว่างปีก็มีการปรับตัวเป็น Virtual Event
• เป็นช่วงที่ทุกคนหามุมมองรูปแบบใหม่ๆ ในการย้ายจากการจัดอีเวนต์เป็น Virtual
• กลุ่มคอนเสิร์ต งานสัมมนา คือประเภทอีเวนต์ที่ต้องเปลี่ยนแปลงมากที่สุด
• กลุ่มงานวิ่ง อย่าง Virtual Run ได้รับความนิยมมากขึ้น มีการวิ่งออนไลน์แล้วส่งผลวิ่งให้กัน ก็ถือเป็นรูปแบบการปรับตัวใหม่ในอุตสาหกรรมอีเวนต์
• ตอนหลังกลุ่มงานสัมมนา งานเวิร์กช็อป เริ่มกลับมากลางปี กลุ่มคอนเสิร์ตก็กลับมาช่วงปลายปีเยอะมาก
• งานอีเวนต์ส่วนมากจะจัดกันช่วงต้นกับปลายปีจะเยอะอยู่แล้ว ช่วงกลางปีคือหน้าฝนเลยจะไม่ค่อยมีอีเวนต์นอกสถานที่หรืองานใหญ่อยู่แล้ว เพราะการเดินทางและการจัดงานลำบาก แต่โดยรวมก็ยังไม่เยอะเหมือนปีก่อนๆ เพราะหายไปช่วงต้นปี

จัดงานแบบ Virtual กับแบบ On Ground ต่างกันมั้ย?

คุณแอร์

• กระทบออฟไลน์มาก ตอนแรกเตรียมงานของเดือนมิถุนายนไว้เรียบร้อยแล้ว ลงทุนไปหลายล้านเลย พอจัดไม่ได้ก็เริ่มหาทางว่าจะทำยังไงดีเลยแจ้งเลื่อนงานก่อน จริงๆ งาน Techsauce Global summit จะจัดเดือนตุลาคม แต่เราคิดว่าน่าจะหาไรทำได้ก่อนในช่วงระหว่างนั้น และมีความต้องการอยากเทรนด์พนักงานในช่วงนั้นพอดี เลยจัดงานขึ้นมา
• ดีที่จุดเด่นของ Techsauce คือสามารถดึงสปีกเกอร์ชื่อดังจากทั้งประเทศไทยและต่างประเทศได้ เลยรีบประชุมทีมและคิดจัดงานขึ้นมาเลย มีเวลาเตรียมงานแค่ 1-2 เดือน แล้วก็คิดรูปแบบงานออกมา
• ความยากของการจัดงาน Virtual คือ อีเวนต์อื่นจะจัดเหมือนรายการทีวีที่ให้สปีกเกอร์อยู่พร้อมหน้าแล้วไลฟ์ แต่ของเราสปีกเกอร์อยู่ต่างประเทศ เวลาก็ไม่ตรงกัน และมันก็ยากตรงที่ไม่มีใครเคยทำอะไรที่ซับซ้อนแบบนี้ เพราะเราไลฟ์สดเป็นส่วนใหญ่ มี Pre-reccord บ้าง มันก็มีหลายอย่างที่ทีมต้องเรียนรู้ในการปรับตัว
• ด้วยความที่การจัดงานแบบ On ground จะต้องมี Networking, Businessing และ After Party มีสเตจมากกว่าเลยทำให้ตัวงานมันมี Experience มากกว่าออนไลน์ และต้องวางแผนมากกว่า ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 9 เดือน เพราะหนักตรงการสร้าง Experience เพื่อให้คน Engage กับทุกบูธ และเมนสเตจก็ต้องมีแสงสีเสียงเหมือนคอนเสิร์ต
• แต่งาน Virtual ทั้งวันมีแค่ 1 สเตจ สปีกเกอร์ก็น้อยกว่า แต่มันจะหนักตรงเรื่องการคุมคอนเทนต์ให้น่าสนใจและแตกต่าง ต่างจาก On ground ที่เน้น Experience

เมื่อต้องเข้าสู่ภาวะการเปลี่ยนแปลง มีการวางแผนและวิธีแก้ยังไง?

คุณเก่ง

• ตอนแรกคิดเยอะพอสมควรว่าจะจัดดีมั้ย เพราะมันอยู่ในช่วงไม่แน่นอน แต่การจะจัดอีเวนต์มันต้องตัดสินใจล่วงหน้า 6 เดือน ถึง ณ ตอนนั้นมันยังไม่ดีขึ้น ก็ต้องเลือกแล้วว่าจะเอายังไงเลยเลือกจัดไปเลยเพราะอยากจัด
• จริงๆ เป็นคนไม่ชอบงาน Virtual เลย เพราะไม่อิน ชอบไปงานอีเวนต์มากกว่า
• พอเตรียมงานไปเรื่อยๆ ก็เตรียมแผนสำรองขึ้นมา 4 แผน คือ 1. จัดงานปกติ 2. จัดงานแบบ Hybrid  3. จัดงานแบบ Virtual 4. ยกเลิก วางไว้เผื่อเลือกตามสถานการณ์
• ปรากฏ 1 เดือนก่อนวันงาน คลื่นซัดมา เลยคิดว่าไม่ได้จัดแน่ โชคดีที่วางไว้ 4 แผนเลยกลับมามองแล้วจบลงที่ Hybrid แบ่งจัด 2 รอบ ทำแบบ Virtual ก่อนแล้วค่อยเลื่อนไปทำ On Ground วันที่ 25 เมษายนนี้
• แต่ไม่อยากให้คนดูผิดหวังถ้าต้องเลื่อน เลยคิดหามุมมองว่าการจัดแบบ Virtual ของเราต้องไม่ใช่การเอางานอีเวนต์ไปใส่จอ แต่ต้องเป็นโชว์ เหมือนสมัยก่อนที่คนชอบเอาแม็กกาซีนไปยัดใส่ไอแพด มันก็ไม่เวิร์ก อันนี้ก็อารมณ์ประมาณนั้น เลยคิดว่าต้องสร้างอีเวนต์ที่สร้างมาเพื่อเหมาะกับทีวี เลยไปปรึกษา Workpoint
• จากที่จัดงาน Creative Talk Conference 2021 ไปผลลัพธ์ก็ออกมาเป็นที่น่าพอใจ คนดูอยู่ยาวตั้งแต่เก้าโมงถึงบ่ายสาม ถึงจะมีคนลดไปช่วงเที่ยงๆ บ้างประมาณ 10-20% แต่ก็ค่อนข้างโอเค

เสน่ห์หรือเทคนิคของงาน Virtual คือ?

คุณแอร์

• ก่อนจัดถามตัวเองก่อนว่าทำไมถึงต้องจัด แล้วคิดว่าตัวเองมีจุดเด่นอะไร อย่าง Techsauce มองว่าเราให้ความรู้คน และเราสามารถติดต่อกับสปีกเกอร์ในต่างประเทศได้เลยตัดสินใจจัดเลยในช่วงเวลานั้น
• เราสร้าง Experience ให้คนดูในรูปแบบ Virtual ได้ดีสุดแล้ว พิสูจน์ได้จากจำนวนซื้อบัตรที่ขายได้เกือบห้าพันใบ ซึ่งถือว่าเยอะมากสำหรับตอนนั้น ด้วยความที่ตอนนั้นยังไม่เคยมีใครจัด และทุกคนเองก็อยากได้ความรู้ เลยตอบโจทย์พอดี

คุณเก่ง

• ผมเข้าใจสถานการณ์ของ Techsauce ที่เจออุปสรรคหลายอย่าง เลยอยากแชร์ในงาน Creative Talk ตอนที่เริ่มทำ ผมย้อนกลับมามองตัวเองว่างานนี้เป็นงานยังไง ทำไมคนอยากมางานเรา เริ่มจากตรงนี้เลย จากตอนแรกไปโฟกัสว่าจะใช้เทคโนโลยีอะไร ตอนหลังเลยมาดูว่าทำไมคนถึงชอบมางานเราในงานที่ผ่านมา คำตอบคือเพราะคนสนุก ตื่นเต้น มีเอเนอจี้ตลอดเวลาใน On Ground เลยคิดว่าถ้าทำเป็น Virtual เราต้องให้ประสบการณ์ที่ทำให้คนรู้สึกสนุกและตื่นเต้นให้ได้เหมือนเดิม
• เลยคิดว่าเทคนิคอาจเป็นแค่ตัวเสริม แต่หัวใจคือทำยังไงให้คนสนุก 1. แต่ละ Session ไม่ยืดเยื้อ จากเดิม 40 นาที ผมตัดเหลือ 20 นาที คนดูจะได้ไม่ต้องดูนาน ผมดูจาก TED Talks เขาบอกว่า 17 นาทีคือเวลาที่คนดูโฟกัสได้ดีที่สุด พอตัดจาก 40 นาทีเหลือ 20 นาที สปีกเกอร์ก็จะอัดเนื้อหาเพื่อให้ทัน อันนี้ก็เป็นความท้าทายอย่างนึง
• 2. ทำช่วงคั่นระหว่าง Session ให้เหมือนรายการทีวี พยายามแทรกพิธีกร เบื้องหลัง เพื่อให้มีมิติมากขึ้ยน คนดูจะได้ไม่เบื่อ บางคนก็สนุกกัการเล่นชิงรางวัล ได้ดูเบื้องหลัง หรือได้ใช้เวลาตรงนี้ไปเข้าห้องน้ำ พักสายตา 5 นาที
• 3. ทำให้ Beat ไม่หยุด เรามี Pre-record เยอะพอสมควรประมาณ 70% เพราะอยากให้ทุกอย่างราบรื่น กลัวว่าอินเทอร์เน็ตจะมีปัญหา ถ้าเป็นในงานอีเวนต์ปกติคนก็อาจจะยังนั่งรอได้ แต่บน Virtual ให้คนรอ 20 วินาทีคนก็หนีแล้ว เลยต้องทำทุกอย่างให้ต่อเนื่อง แต่ก็ทำ Pre-record แบบถ่ายเทคเดียวเพื่อให้สมจริงเหมือนสด มีใช้กล้อง 3-4 ตัว
• จริงๆ ไฟล์พร้อมไลฟ์ตั้งแต่ Pre-record เสร็จ และส่วนที่สดคือช่วงพิธีกร เล่นเกม พอเอามาต่อกันก็ราบรื่น สนุก และทีมงานก็เครียดน้อยลงด้วย

นอกจากสัมมนา อีเวนต์ในรูปแบบอื่นๆ มีการปรับตัวยังไงบ้าง?

คุณแม็กซ์

• ผมก็ไม่ค่อยอินกับงาน Virtual รู้สึกว่ายังไงก็สู้ On Ground ไม่ได้ แต่ถ้าถ้าพูดถึงการปรับตัว ผมชอบพวกงานแฟนมีตติงที่เปลี่ยนไป จัดแบบ Hybrid ทำให้เราเห็นภาพชัดว่าคอนเทนต์ของแฟนมีตติงศิลปินไทยไปได้ไกลทั่วโลกจริง มีคนมาเข้าร่วมถึง 100 ประเทศทั่วโลก ซึ่งถ้าเป็น On Ground ก็จะขายบัตรได้แค่ในพื้นที่ๆ จัดเท่านั้น
• เทคนิคจัดงานแฟนมีตติงไม่ได้ซับซ้อน เพราะคล้ายกับ On Ground แต่มีไลฟ์สตรีมมิงบนออนไลน์ สิ่งที่น่าสนใจคือการ Engage จากออนไลน์ไปออฟไลน์ บางงานรู้ข้อมูลจากคนที่ซื้อบัตร ว่าเป็นแฟนคลับจากที่ไหน ทำให้เตรียมการได้ว่าต้องเตรียม MC แปลภาษาอะไรบ้าง ส่งคนเข้าไปดูบนออนไลน์ว่าเขาคุยอะไรกัน แล้วนำไปปรับบนออฟไลน์ ซึ่งมันเป็นตัวอย่างที่ดีของการต่อยอดงานออฟไลน์ สามารถน่าไปปรับใช่กับ Hybrid หรือออออฟไลน์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้

งานวิ่งหรืองานคอนเสิร์ตแบบ Virtual ไม่ใช่ New Normal แต่เป็น New Category?

• Virtual Run แทนมาราธอนไม่ได้ มันไม่เหมือนงานวิ่งปกติ ต่อให้คิดค้นเครื่องมือให้เหมือนยังไงก็ทดแทนในด้านประสบการณ์ไม่ได้
• แต่มองในมุมเราก็ต้องมองว่าจะจัดโชว์ยังไงน่าสนใจ สิ่งนั้นทำให้งาน Virtual แตกต่างจากทั่วไป
• คอนเสิร์ตศิลปินเกาหลีจะชอบทำโปรดักชันให้ฉีกโลกไปเลย เทคนิคในโชว์ที่ล้ำโลก ซึ่งงาน Entertain สามารถต่อยอดตรงนี้ได้
• แต่เรื่องทดแทน ทั้งงานวิ่งและคอนเสิร์ตทดแทนไม่ได้ แค่ต้องทำยังไงให้น่าสนใจมากกว่าเดิม
• ยังมีคนบางกลุ่มที่เขาสนใจดูแบบ Virtual เราก็ต้องดูว่าทำไมเขาถึงยังอยากดูแบบนั้น เหตุผลคืออะไร
• แต่สุดท้ายคนส่วนใหญ่ก็ยังต้องการความเป็นธรรมชาติของความเป็นอีเวนต์ ความรู้สึก และเสน่ห์ของงานอีเวนต์ที่จับต้องได้

แขกรับเชิญ ‘ต้อม-พงศ์สิริ’ เจ้าพ่ออีเวนต์ในไทย

งาน Virtual ต่อยอดได้มั้ย?

• อยากให้ทั้งผู้จัดและผู้ชมคิดไว้เลยว่ามันไม่ใช่การทดแทน มันแค่ทำให้สะดวกขึ้นในช่วงโควิด มันไม่เคยมาแทนและจะไม่แทน มันคือความครีเอตของใหม่ที่ไม่สามารถเกิดในโลกความเป็นจริงได้
• เหมือนคอนเสิร์ต ที่มันคือการเซ็ตอัป สร้างสรรค์โชว์ ดีไซน์งาน เมื่อพออยู่ใน Virtual จะทำอะไรเว่อร์ๆ ก็ได้เพื่อออกแบบประสบการณ์ที่เกิดบนโลกความจริงไม่ได้
• New Category ที่สามารถเป็นเรื่องใหญ่ได้เลย แต่ตอนนี้สิ่งที่ Virtual ยังทำไม่ได้คือ 1. ในอนาคตโลกจะเป็น Virtual World พอเข้าไปในโลกก็จะมีประสบการณ์ที่เจอในโลกแห่งความเป็นจริงไม่ได้
• 2. อุปกรณ์พวกวีอาร์ ตอนนี้ความลำบากคืออุปกรณ์คือการใช้งานที่ยังไม่สะดวก ต้องมีแว่นตามาใส่เพื่อดู แต่ในอนาคตคงพัฒนาอุปกรณ์ที่น่าจะสะดวกขึ้นเรื่อยๆ เพื่อรองรับการสร้างคอนเทนต์เพื่อให้คนได้เก็บเกี่ยวประสบการณ์ใหม่ๆ มากขึ้น
• ดูเทรนด์ไว้ให้ดี อีก 5-10 ปีข้างหน้า เด็กในยุคปัจจุบันจะเป็นรุ่นที่พร้อมที่จะใช้อุปกรณ์ Virtual ทันที

คุณเป๊ปซี่ จาก GU Creative ผู้จัดงาน Japan Expo Thailand

• พองานมันจัดไม่ได้ เลยเกิดไอเดียว่าทำไงให้คนมี Interact กับงานเลยจัดแบบ Virtual ปกติจะจัดอยู่ที่ญี่ปุ่นกับมาเลเซีย แต่พอจัดแบบนี้ข้อดีคือได้ World Wide มากขึ้น มีคนจากหลายประเทศเข้ามามีส่วนร่วมได้มากกว่า เพราะบัตรก็ขายออนไลน์ทั่วโลก

การจัดการกับอีเวนต์ในปี 2021?

คุณแอร์

• อันดับแรกทุกอีเวนต์ต้องหาตัวตนของตัวเองให้เจอว่าจัดเพื่ออะไร ในอีเวนต์ของเราประกอบไปด้วยอะไร และเพื่ออะไร อย่าง Techsauce คือ เราอยู่เพื่อเชื่อมต่อธุรกิจ เครือข่าย และอาฟเตอร์ปาร์ตี้ เราเลยไม่มองแค่งานสัมมนา แต่มองไปถึงว่าเราม่ีตัวตนอะไร เพื่อใคร
• สำหรับคนจัดอีเวนต์ สิ่งสำคัญคืออย่ายึดติดกับสิ่งเดิม ต้องมองว่าเราทำไรได้บ้าง เรียนรู้ให้เยอะ ดูแบบอย่างจากต่างประเทศเพื่อเอามาปรับบ้าง ต้องคิดให้ต่าง และเป็น First Mover

คุณเก่ง

• เห็นด้วยกับคุณแอร์ แนะนำว่าให้วางแผนสำรองไว้เยอะๆ เพราะเราแทบจะไม่สามารถประเมินสถานการณ์ได้แน่นอน
• ย้อนมาดูว่างานเราทำเพื่ออะไร
• เวลาเราจัดงานจะมองที่ 4 ปาร์ตี้ คือ 1. ผู้ฟัง ทำยังไงไก็ได้ให้ผู้ฟังได้ประโยชน์จากคอนเทนต์ของเรา 2. สปอนเซอร์ต้องขายของได้ 3. สปีกเกอร์ ตอบสนองในจุดที่เขาอยากแบ่งปันความรู้ หรืออยากได้เน็ตเวิร์กได้ และ 4. ตัวเอง ถามตัวเองว่าจัดแล้วได้อะไร
• ไม่ว่าจะจัด Virtual หรือ On Ground ไม่ว่าจะเป็นไบเทค คลับเฮาส์  หรือ Virtual สิ่งเหล่านี้เหมือนเป็นภาชนะ และเราควรเป็นน้ำที่ไม่ควรยึดติด และสามารถเปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์ได้