การส่งไฟล์งานถึงลูกค้าถือว่าเป็นเรื่องที่อยากให้ทุกคนให้ความสำคัญ สิ่งนี้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานที่เราสามารถทำให้มันดีที่สุดได้เหมือนกับงานที่เราทำนั่นแหละ การเสียเวลาเพิ่มสักนาทีสองนาทีนั้นทำให้เราดูเป็นคนที่มีระเบียบและง่ายต่อการคุยมากขึ้นทันที ถือว่าเป็นสิ่งที่คุ้มค่า ลองมาดูกันตามนี้เลยครับ
การส่งดราฟท์บทความให้ลูกค้า
ในส่วนนี้น่าจะเป็นเรื่องที่ชาว RAiNMaker ทำกันเป็นประจำอยู่แล้ว หลายคนมักจะส่งบทความในรูปแบบไฟล์ docx ที่ใช้กันทั่วไป ซึ่งก็โอเคนะ แต่ถ้าให้ดีขึ้นไปอีกการส่งดราฟท์ให้ลูกค้าในลักษณะที่เป็นบทความบนเว็บไซต์ ก็ควรที่จะให้ลูกค้าได้เห็นบทความตอนวางอยู่บนเว็บไซต์ของเราจริงๆ ด้วย
สำหรับเว็บไซต์ที่ใช้ WordPress ก็จะมี Plugin หลายตัวที่ช่วยให้ลูกค้าเห็นดราฟท์จากบนเว็บไซต์ได้ เช่น Public Post Preview, Share a Draft เป็นต้น ลองสะกิดผู้ดูแลเว็บให้ติดตั้งเอาไว้ใช้กัน
หรือถ้าหากไม่สามารถสำด้วยวิธีด้านบนได้จริงๆ เรายังสามารถ Capture หน้าเว็บไซต์ทั้งหน้าได้ด้วยส่วนเสริมของ Google Chrome เช่น Full Page Screen Capture
รวมถึงไฟล์เอกสารสำหรับให้ลูกค้าคอมเมนต์งานได้สะดวกอย่าง docx, pptx และไฟล์ pdf เพื่อให้ลูกค้าเปิดดูได้สะดวกในทุก device
สรุปไฟล์ที่ควรส่งให้ลูกค้า :
- ลิงก์ดราฟท์บทความบนเลย์เอาท์ของเว็บไซต์ หรือหน้า Capture Screen บนเว็บไซต์
- ไฟล์เอกสารที่สามารถแก้ไขได้ เช่น docx, pptx
- ไฟล์ pdf
การ Compress ไฟล์
มีหลายครั้งที่เราจำเป็นจะต้องบีบอัดไฟล์ก่อนส่ง (แต่ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ ไม่ควรทำนะครับ มันเปิดไม่ได้จากทุก device) แล้วเราจะเลือก Compress ไฟล์รูปแบบไหนถึงจะเหมาะสมที่สุด?
ตรงนี้ผมอยากแนะนำให้เลือกใช้ไฟล์ .zip แทน .rar หรืออื่นๆ เนื่องจากไฟล์ .zip เป็นไฟล์ที่ทุกคนคุ้นเคยมากที่สุด รวมไปถึงสามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์แทบจะทุก OS โดยไม่ต้องลงโปรแกรมอื่นเพิ่ม ทั้ง Windows และ macOS สามารถเปิดไฟล์ .zip ได้ทันที เทียบกันกับ .rar ต้องลงโปรแกรมเพิ่มถึงสามารถเปิดได้
การส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มากกกก
การส่งไฟล์งานที่มีขนาดใหญ่ ซึ่งโดยมากก็จะเป็นไฟล์วิดีโอ แน่นอนว่าเรามักจะโยนขึ้นไปที่เว็บไซต์ให้บริการพื้นที่ฝากไฟล์ต่างๆ เช่น Google Drive, Drop Box หรือบริการโยนไฟล์ยอดฮิตของฟรีแลนซ์อย่าง WeTransfer อันนี้ก็ถูกต้องแล้วสำหรับไฟล์หลาย GB ขึ้นไป
หากไฟล์ที่เราส่งเป็นไฟล์วิดีโอ เพื่อความน่ารักเราควรทำรูปแบบ Preview ให้กับเค้าด้วย เพื่อที่จะไม่ต้องโหลดไฟล์ขนาดหลาย GB ทุกครั้งเพื่อดู ถ้าคุณใช้ Google Drive หรือ Drop Box อันนี้โปรแกรมจะทำ Preview ไฟล์วิดีโอให้อยู่แล้ว สามารถชมได้โดยไม่ต้องโหลดไฟล์
แต่ถ้าคุณใช้บริการอื่นในการส่ง คุณสามารถอัปโหลดไฟล์วิดีโอขึ้นไปยัง YouTube ในรูปแบบที่ยังไม่ต้อง Public แล้วส่งลิงก์พร้อมกับลิงก์ดาวน์โหลดไฟล์ เพื่อให้ลูกค้าเปิดดูจากที่ไหนก็ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์ใหญ่ๆ
การส่งไฟล์รูปภาพ
การส่งไฟล์ภาพให้ลูกค้า ถ้าโดยรวมแล้วไฟล์ไม่ได้ใหญ่มาก ก็ให้แนบกับอีเมลไปตามปกติ เพื่อที่ลูกค้าจะได้สะดวกในการเปิดดูและดาวน์โหลด
แต่ถ้าไฟล์ภาพมีขนาดใหญ่และมีจำนวนมากจริงๆ ให้ใช้บริการฝากไฟล์อย่างพวก Google Drive หรือ Drop Box โดยสร้างโฟลเดอร์สำหรับนำภาพของเราไปใส่ เพื่อให้ลูกค้าสามารถกดเข้ามาดูได้สะดวกทุกที่ทุกเวลา ที่สำคัญคือไม่ควร Compress เด็ดขาดหากไม่จำเป็นจริงๆ เพราะต้องดาวน์โหลดทุกครั้งเพื่อเปิดไฟล์
อย่าลืมระบุรายละเอียดของไฟล์ที่เราแนบ
สุดท้าย การที่เราแนบไฟล์หรือส่งลิงก์หลายสิ่งในอีเมล ต้องอย่าลืมที่จะแจ้งว่าเราแนบไฟล์อะไรมา และมีลิงก์อะไรบ้าง เช่น “ผมส่งดราฟท์บทความมาให้ตามลิงก์ด้านล่าง พร้อมกับแนบไฟล์ docx และ pdf ซึ่งเป็นเนื้อหาเดียวกันดราฟท์บทความบนเว็บไซต์ รวมทั้งหมด 2 ไฟล์”
ทั้งหมดนี้เพื่อที่จะได้ทราบหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น เราแนบไฟล์ไปทั้งหมด 10 ไฟล์ แต่ลูกค้าเห็นแค่ 5 ไฟล์ ลูกค้าอาจเข้าใจว่าเราส่งไปให้แค่ 5 ไฟล์ แต่ถ้าเราระบุจำนวนไฟล์เอาไว้ ลูกค้าจะทราบทันทีว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นเพราะได้ไฟล์ไม่ครบตามที่เราแจ้ง
